Datenschutzerklärung von Miet-Kai

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

Kai Hofmann
Miet-Kai – Einzelunternehmen
Friedensstraße 66
06268 Langeneichstädt
Deutschland

Telefon: 0151 / 56902159
E-Mail: miet-kai@gmx.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt.

2. Allgemeine Hinweise

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung unserer Website, die Bearbeitung von Anfragen, die Erstellung von Angeboten, die Durchführung und Abrechnung von Mietverhältnissen, die Kommunikation mit Kunden sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Rechtsgrundlagen sind insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche Maßnahmen und die Durchführung von Verträgen,
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Pflichten,
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für berechtigte betriebliche Interessen,
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit ausnahmsweise eine Einwilligung eingeholt wird.

3. Bereitstellung und Hosting der Website

Die Website, die zugehörige Datenbank, der Dateispeicher, die Anmeldung und serverseitige Funktionen werden über Lovable bereitgestellt. Vertragspartner ist Lovable Labs Incorporated, 1 Lincoln Street, Boston, MA 02111, USA. Technisch werden unter anderem Dienste von Cloudflare und Supabase eingesetzt.

Beim Aufruf der Website können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, technische Browser- und Gerätedaten sowie sicherheitsrelevante Protokolldaten verarbeitet werden. Bei der Nutzung von Anfrage- und Verwaltungsfunktionen werden außerdem die dort eingegebenen beziehungsweise erzeugten Geschäfts- und Kundendaten verarbeitet.

Die Verarbeitung dient der sicheren und funktionsfähigen Bereitstellung der Website, der Abwehr von Missbrauch sowie der Durchführung vorvertraglicher und vertraglicher Maßnahmen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Lovable verarbeitet Kundendaten nach seiner Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Soweit Daten in die USA oder andere Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übertragen werden, werden die hierfür vorgesehenen Datenschutzgarantien, insbesondere Standardvertragsklauseln, eingesetzt. Eine bestimmte Speicherregion konnte für dieses Projekt nicht abschließend festgestellt werden.

4. Notwendige Browser- und Sitzungsspeicherungen

Wir verwenden keine Analyse-, Marketing- oder Tracking-Cookies. Ein Einwilligungsbanner ist deshalb nicht vorgesehen.

Für ausdrücklich gewünschte Funktionen können technisch notwendige Informationen im Browser gespeichert werden:

• Anmeldedaten und Sitzungstoken für den geschützten Admin- und Prüfzugang,
• ein noch nicht abgesendeter Anfrageentwurf mit ausgewählten Produkten, Terminen und eingegebenen Kontaktdaten,
• die Scrollposition während der Seitennavigation,
• ausschließlich im Adminbereich Arbeitsstände des Importbereichs sowie Anzeige- und Synchronisationseinstellungen des Kalenders.

Der Anfrageentwurf bleibt grundsätzlich bis zum Absenden oder bewussten Verwerfen im Browser erhalten. Sitzungsspeicher wird spätestens beim Schließen des betreffenden Browser-Tabs gelöscht. Anmeldedaten bleiben bis zur Abmeldung beziehungsweise zum Ablauf oder zur Erneuerung des Tokens gespeichert. Die übrigen internen Einstellungen bleiben bestehen, bis sie gelöscht oder zurückgesetzt werden.

Diese Speicherungen sind für die jeweils vom Nutzer gewünschte Funktion erforderlich. Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

5. Kundenanfragen, Angebote und Mietverträge

Wenn Sie eine Anfrage stellen oder einen Mietvertrag mit uns schließen, verarbeiten wir je nach Vorgang insbesondere:

• Name, Firma oder Verein,
• Anschrift, Liefer- und Aufstellort sowie gegebenenfalls Koordinaten,
• Telefonnummer und E-Mail-Adresse,
• angefragte Produkte, Zubehör, Mengen, Zeiträume und Übergabezeiten,
• Transport-, Aufbau- und Abbauangaben,
• Nachrichten, Kundenfragen, Absprachen und wichtige Hinweise,
• Angebots-, Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten,
• Angaben zu Stornierungen, Schäden und sonstiger Vertragsabwicklung.

Die Verarbeitung erfolgt zur Prüfung und Bearbeitung der Anfrage, zur Angebotserstellung, zur Planung von Bestand, Lieferung, Aufbau, Übergabe und Rücknahme, zur Vertragsdurchführung, zur Abrechnung sowie zur Bearbeitung möglicher Ansprüche. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO sowie, soweit gesetzliche Pflichten betroffen sind, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

6. Kommunikation

Sie können uns insbesondere per E-Mail, Telefon, SMS, WhatsApp, Telegram, Kleinanzeigen sowie über auf unserer Website bereitgestellte Kontaktmöglichkeiten erreichen. Wir verarbeiten die von Ihnen übermittelten Kontaktdaten, Nachrichten und Anhänge zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Angebotserstellung, zur Vertragsdurchführung und für damit zusammenhängende Rückfragen.

Bei einer Kontaktaufnahme über einen externen Kommunikationsdienst verarbeitet auch dessen Anbieter die bei der Nutzung anfallenden Daten nach seinen eigenen Datenschutzbestimmungen. Inhalte werden nur soweit für die Geschäftsabwicklung erforderlich in unsere betrieblichen Systeme übernommen.

Eine künftig neu eingerichtete direkte Chatfunktion auf unserer Website wird erst nach Ergänzung der dafür erforderlichen technischen und datenschutzrechtlichen Informationen für echte Kundendaten eingesetzt.

7. E-Mail-Versand über Resend und GMX

Für Anfragebestätigungen und den erstmaligen Versand von Angeboten verwenden wir den Versanddienst Resend, angeboten von Plus Five Five, Inc., USA. Dabei werden insbesondere Empfängeradresse, Betreff, Vorname, Vorgangsnummer, Produkte und Mengen, Mietzeitraum, Transportart, Preisvorschau beziehungsweise Gesamtbetrag, Angebotslink sowie gegebenenfalls PDF-Anhänge verarbeitet. Angebots-PDFs können Kunden-, Positions- und Summendaten enthalten.

Resend bietet eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung einschließlich Standardvertragsklauseln an. Rechtsgrundlage der Übermittlung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ein Öffnungs- oder Lesetracking wird durch uns nicht eingesetzt.

Antworten auf diese Nachrichten werden an unser Postfach bei GMX, einem Dienst der 1&1 Mail & Media GmbH, weitergeleitet. Wenn wir aus dem Adminbereich heraus unser lokales E-Mail-Programm öffnen, erfolgt der anschließende Versand ebenfalls über das dort eingerichtete GMX-Konto.

Anmelde- und Passwortnachrichten für interne Benutzer werden über den Standard-Maildienst von Lovable Cloud verschickt.

Zur Absicherung und zur Vermeidung von Doppelversand speichern wir Art und Zeitpunkt der Nachricht, Empfänger, Vorgangsbezug, Versandstatus, Anzahl der Versuche und die technische Versandkennung. Vollständige Nachrichtentexte und Anhänge werden nicht in diesem Versandprotokoll gespeichert.

8. Lexware Office

Für Kundenverwaltung, Angebote, Rechnungen, Zahlungszuordnung und Buchhaltung verwenden wir Lexware Office, angeboten von der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg.

Dabei werden die hierfür erforderlichen Kunden-, Vertrags-, Angebots-, Rechnungs-, Beleg- und Zahlungsdaten verarbeitet. Lexware Office kann innerhalb dieser Funktionen automatisierte und KI-gestützte Hilfen einsetzen. Lexware stellt eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO bereit. Die Daten werden nach Angaben des Anbieters in Rechenzentren im Großraum Frankfurt am Main verarbeitet.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO sowie unser berechtigtes Interesse an einer ordnungsgemäßen und effizienten Buchhaltung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

9. KI-gestützte Vorbereitung von Vorgängen

Zur Strukturierung eingehender Kundenkommunikation und vorhandener Vertragsunterlagen können wir freigegebene KI-gestützte Dienstleister einsetzen. Dabei können insbesondere Kontakt-, Kommunikations-, Adress- und Mietdaten sowie Inhalte übermittelter Unterlagen verarbeitet werden.

Die KI erstellt ausschließlich einen strukturierten Vorschlag beziehungsweise Datenentwurf. Das Ergebnis wird von uns vor einer Verwendung kontrolliert. Die KI entscheidet nicht über Preise, Bestand, Verfügbarkeit, Reservierungen, Buchungen, Vertragsabschlüsse oder sonstige rechtlich oder wirtschaftlich erhebliche Maßnahmen. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit die Verarbeitung der effizienten und fehlerarmen internen Bearbeitung dient, zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Aktuell kann hierfür OpenAI über ChatGPT eingesetzt werden. Die Trainingsnutzung neuer Chat-Unterhaltungen ist in unserem Konto deaktiviert. Je nach eingesetztem Dienst können technische Unterauftragnehmer oder Modellanbieter beteiligt sein. Echte Kundendaten werden ausschließlich über hierfür intern freigegebene Dienste verarbeitet. Wird der freigegebene Hauptanbieter geändert, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend aktualisiert.

10. Standort-, Adress- und Routenverarbeitung

Für die Berechnung von Lieferwegen und Fahrtkosten können Kunden eine Adresse, Koordinaten oder einen Google-Maps-Link eingeben. Enthält der eingegebene Link bereits Koordinaten, werden diese lokal im Browser ausgelesen; dabei wird Google nicht durch HÜPs aufgerufen.

Enthält die Eingabe keine Koordinaten, kann der eingegebene Adresstext direkt aus dem Browser an den öffentlichen Geocoding-Dienst Nominatim übermittelt werden. Dabei erhält der Dienst den Suchtext und die IP-Adresse des Nutzers.

Sobald Zielkoordinaten vorliegen, werden die Koordinaten unseres Ausgangsortes und des Zielortes direkt aus dem Browser an einen öffentlichen OSRM-Routingdienst übermittelt, um die Fahrstrecke zu berechnen. Dabei erhält der Dienst auch die IP-Adresse des Nutzers.

Eine sichtbare OpenStreetMap-Karte ist im Kundenbereich nicht eingebunden; Kartenbilder werden dort nicht geladen. Rechtsgrundlagen für die Adress- und Routenverarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Zur internen Vorbereitung von Lieferung, Aufstellung und Abholung können wir den angegebenen Liefer- oder Aufstellort außerdem manuell außerhalb von HÜPs mit Google Maps und Google Street View prüfen. Dies dient insbesondere der Einschätzung von Zufahrt, Platzverhältnissen, Untergrund und möglichen Hindernissen. Dabei kann die Adresse oder Position an Google übermittelt werden. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

11. Kalender- und Feiertagsdaten im Adminbereich

Im internen Admin-Kalender können Feiertags- und Ferientermine über OpenHolidays abgerufen werden. Dabei werden Jahr, Bundesland und die IP-Adresse des Admin-Nutzers übermittelt. Kundendaten werden hierfür nicht übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

12. Externe Links und soziale Netzwerke

Unsere Website kann Links zu Instagram, Facebook, WhatsApp, Google Maps oder anderen externen Angeboten enthalten. Beim bloßen Aufruf unserer Website werden über diese Links keine Daten an die jeweiligen Anbieter übertragen. Erst wenn Sie einen solchen Link bewusst öffnen, wird eine Verbindung zum jeweiligen Anbieter hergestellt. Für die dortige Verarbeitung gelten die Datenschutzbestimmungen des Anbieters.

13. Interne Auswertungen und Statistiken

Wir verwenden vorhandene Geschäfts- und Vorgangsdaten für interne betriebliche Auswertungen, etwa zur Nachfrage nach Regionen, Produkten und Zeiträumen, zur Auslastung sowie zur Verbesserung von Sortiment, Preisgestaltung und Einsatzplanung. Auswertungen werden nach Möglichkeit zusammengefasst dargestellt. Eine Weitergabe an Werbenetzwerke oder eine Profilbildung für fremde Werbezwecke findet nicht statt.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Planung und Weiterentwicklung unseres Betriebs gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

14. Öffentliche Werbung

Miet-Kai veröffentlicht allgemeine Angebote, Rabattaktionen und Neuigkeiten über die eigene Website sowie über externe Plattformen und soziale Netzwerke. Dabei werden keine im HÜPs gespeicherten Kundendaten für Direktwerbung verwendet.

Ein eigener E-Mail-, SMS- oder WhatsApp-Newsletter wird derzeit nicht angeboten. Kundendaten werden nicht an Werbenetzwerke weitergegeben und nicht für personalisierte Werbung verwendet. Wenn Nutzer uns auf einer externen Plattform freiwillig folgen, können sie dort entsprechend den Einstellungen und Funktionen der jeweiligen Plattform öffentliche Informationen über unsere Angebote erhalten.

15. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Personenbezogene Daten erhalten nur diejenigen Stellen, die sie für die genannten Zwecke benötigen. Dazu können insbesondere gehören:

• Hosting-, Datenbank-, Speicher- und Sicherheitsdienstleister,
• E-Mail- und Kommunikationsanbieter,
• Buchhaltungs-, Zahlungs- und Steuerdienstleister,
• freigegebene KI-Dienstleister einschließlich notwendiger technischer Unterauftragnehmer,
• Karten-, Geocoding- und Routinganbieter,
• Behörden, Gerichte oder sonstige Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Wir verkaufen keine Kundendaten und geben sie nicht für fremde Werbezwecke weiter.

16. Drittlandübermittlungen

Einzelne Dienstleister oder deren Unterauftragnehmer befinden sich außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Eine Übermittlung erfolgt nur, soweit sie für die genannten Zwecke erforderlich ist und die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Je nach Anbieter erfolgt die Absicherung insbesondere durch einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, eine Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

Trotz dieser Garantien kann bei einer Verarbeitung in Drittstaaten ein von der Europäischen Union abweichendes Datenschutzniveau bestehen.

17. Speicherdauer und Bereinigung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

• Anfrage- und Vorgangsdaten werden während der Bearbeitung und der Geschäftsbeziehung gespeichert.
• Vertrags-, Rechnungs-, Buchhaltungs- und steuerlich relevante Unterlagen werden entsprechend den jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archiviert.
• E-Mail- und Kommunikationsinhalte werden gespeichert, soweit sie für die Geschäftsabwicklung, die Dokumentation von Absprachen oder gesetzliche Pflichten erforderlich sind.
• Technische Protokolle und Versandnachweise werden nur so lange gespeichert, wie sie für Sicherheit, Fehlerklärung, Doppelversandschutz, Nachweis oder gesetzliche Pflichten benötigt werden.

Spätestens nach zehn Jahren ohne einen weiteren geschäftlichen Kontakt oder Vorgang prüfen wir, ob die weitere Speicherung noch erforderlich ist. Nicht mehr benötigte aktive Kontakt- und Vorgangsdaten werden gelöscht oder anonymisiert. Gesetzlich aufzubewahrende Unterlagen können bis zum Ablauf ihrer jeweiligen Frist gesondert archiviert bleiben.

18. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen. Dazu gehören insbesondere verschlüsselte Verbindungen, rollenbasierte Zugriffsrechte, geschützte Verwaltungsbereiche und technisch begrenzte öffentliche Datenzugriffe.

Die Übertragung von Daten über das Internet kann dennoch nicht vollständig risikofrei gestaltet werden.

19. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht:

• Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten,
• unrichtige oder unvollständige Daten berichtigen zu lassen,
• die Löschung Ihrer Daten zu verlangen,
• die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken zu lassen,
• bereitgestellte Daten in einem übertragbaren Format zu erhalten,
• einer Verarbeitung zu widersprechen, die auf einem berechtigten Interesse beruht,
• eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können einer sofortigen Löschung einzelner Unterlagen entgegenstehen. In diesem Fall werden die betreffenden Daten nur noch für die gesetzlich vorgeschriebenen Zwecke aufbewahrt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten.

20. Beschwerderecht

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Die für uns zuständige Behörde ist:

Landesbeauftragte für den Datenschutz Sachsen-Anhalt
Otto-von-Guericke-Straße 34a
39104 Magdeburg
Postfach 1947
39009 Magdeburg

Telefon: 0391 81803-0
E-Mail: poststelle@lfd.sachsen-anhalt.de

21. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich eingesetzte Dienste, technische Abläufe oder gesetzliche Anforderungen ändern. Maßgeblich ist das oben fest eingetragene Standdatum.